Zna akta osobowe każdego pracownika w firmie!

zna akta osobowe każdego pracownikaPracownik działu personalnego każdego dnia mierzy się z trudnymi obowiązkami. Musi zajmować się kompleksowym prowadzeniem wszelkich akt osobowych, a także dokumentacją pracowniczą wszystkich pracowników w danym przedsiębiorstwie. Z pewnością spoczywa na tej osobie bardzo wiele trudnych zadań. W końcu to właśnie pracownik działu personalnego jest odpowiedzialny za ewidencjonowanie oraz aktualizację poszczególnych danych kadrowych.

Istotne jest również to, aby osoba na tym stanowisku w odpowiedni sposób przygotowywała wszelkie umowy o pracę, czy też ewentualne aneksy. Specjalista zajmuje się również ewidencjonowaniem absencji pracowników. Przygotowuje on wszelką dokumentację oraz ją archiwizuje. Ważne jest również to, aby osoba na tym stanowisku monitorowała zmiany, które nieustannie zachodzą w przepisach prawnych.

Jakie wymagania są stawiane przed pracownikami działu personalnego?

Osoba zatrudniona na tym stanowisku z pewnością musi posiadać minimum dwuletnie doświadczenie na takim samym lub podobnym stanowisku. W tym zawodzie ważne jest także samo wykształcenie, najlepiej wyższe. Istotna jest także praktyczna znajomość obsługi komputera, a w tym programów z pakietu Microsoft Office. Nie bez znaczenia jest ogromna samodzielność w działaniu, duża otwartość i łatwość w nawiązywaniu kontaktów z innymi ludźmi.

W tym zawodzie liczy się samo nastawienie, które powinno być pozytywne. Pracownik działu personalnego musi być skrupulatny oraz systematyczny. Powinien również bardzo dobrze organizować własną pracę. W tym zawodzie świetnie odnajdą się osoby, które nie mają trudności z nawiązywaniem kontaktu z innymi.

Czym grozi niedopełnianie obowiązków zawodowych?

czym grozi niedopełnienie obowiązków zawodowychKażdemu z nas w pewnym momencie może się zdarzyć  nie do końca wypełnić wszystkie obowiązki w naszym zakładzie pracy. Okazuje się, że za niedopełnienie obowiązków pracowniczych możemy się spotkać z karami. Nie tylko finansowymi. To dotyczy również osób zatrudnionych jako pracownicy działu personalnego.

Pracodawca ma możliwość ukarania pracownika upomnieniem i naganą. Tego spodziewać się mogą osoby, które nie przestrzegają konkretnych zasad, ale także i porządku w procesie pracowniczym. Na naganę mogą liczyć również osoby, które za nic mają sobie przepisy bezpieczeństwa oraz higieny pracy. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy także może wiązać się z takimi sankcjami.

Jeśli ktoś natomiast opuszcza miejsca pracy bez konkretnego usprawiedliwienia, czy też przychodzi do pracy pod wpływem alkoholu lub nawet alkohol podczas godzin pracy spożywa – może spodziewać się, że otrzyma od swojego szefa karę pieniężną. Sama wysokość może być różna. A zależne jest to ściśle z Kodeksem Pracy. Jeśli pracownik dopuści się rażącego wykroczenia, może zostać zwolniony w sposób dyscyplinarny. Tak dzieje się w przypadku osób, które popełnią przestępstwo, które uniemożliwia im dalsze pełnienie obowiązków, czy też z własnej winy utracą konkretne uprawnienia, gdy są one niezbędne do wykonywania zawodu. Warto pamiętać o tych wszystkich regułach i ich bezpośrednio przestrzegać, a przede wszystkim żyć w zgodzie z własnym sumieniem.

W tym zawodzie ważna jest duża otwartość na zmiany

otwartość na zmianyPracownicy działu personalnego nierzadko mają ciężki orzech do zgryzienia. Ich obowiązki są bardzo szerokie, a często to właśnie od nich zależy to, kto zostanie zatrudniony w przedsiębiorstwie. Taki zawód wiąże się z ogromną odpowiedzialnością, a także koniecznością odbywania nieustannych szkoleń, ale też bardzo dużą dozą empatii do pozostałych pracowników.

W dziale personalnym potrzebni są specjaliści do spraw rekrutacji i kadr. Osoba zatrudniona na tym stanowisku musi samodzielnie prowadzić projekty rekrutacyjne. Oprócz tego administruje przebiegiem procesów zatrudnienia poszczególnych pracowników. Często również pracownik na tym stanowisku jest odpowiedzialny za prowadzenie, ale i też archiwizację konkretnych dokumentów personalnych. Specjalista jest zobowiązany do kompleksowej obsługi pracowników w zakresie kadr. Musi również tworzyć i prowadzić bazy danych kandydatów. Oprócz tego powinien również ściśle współpracować ze służbami BHP.

Pracownicy zatrudnieni w takim charakterze mogą liczyć na wysokie zarobki i system premiowy. Nie bez znaczenia są też dodatkowe benefity w postaci karty Multisportu, a także prywatnej opieki medycznej. Wiele firm szczyci się możliwością realizowania ciekawych i innowacyjnych projektów oraz profesjonalnymi szkoleniami.

Zajmuje się nie tylko rozliczaniem czasu pracy

pracownik działu personalnegoWiele dynamicznie i prężnie rozwijających się firm poszukuje pracownik na stanowiska związane z działem personalnym. Jednym z nich jest specjalista do spraw kadr.

Osoba ta odpowiedzialna jest za prowadzenie pełnej dokumentacji personalnej pracowników ( w tym również prowadzania akt osobowych). Pracownik musi rozliczać czas pracy i obsługiwać pracownicze programy emerytalne, ubezpieczenia grupowe oraz usługi medyczne.

Warto też wspomnieć, że codziennością osobowy obejmującej to stanowisko jest przygotowywanie dokumentów związanych z pracą w szczególnych warunkach, czy też nietypowym charakterze. Pracownik działu personalnego archiwizuje dokumenty tworzone w ramach wykonywanych poszczególnych obowiązków służbowych, a oprócz tego przygotowuje też raporty kadrowe.

Jest to bardzo odpowiedzialne stanowisko, w końcu osoba pracująca w tym charakterze spotyka się też z wystawianiem zaświadczeń o zatrudnieniu, czy też o świadectwach pracy. Pracownik działu personalnego w wielu firmach otrzymuje możliwość ciągłego rozwoju i uczestnictwa w szeregu szkoleń. Ponadto posiada on przywilej pracy samodzielnej.

Pracodawcy kuszą pakietami świadczeń socjalnych, w tym kartami sportowymi, ubezpieczeniem na życie, czy też pakietami medycznymi. Pracownicy mogą także liczyć na wysokie zarobki i stabilne zatrudnienie. Idealny kandydat musi posiadać praktyczną wiedzę z zakresu przepisów prawa pracy.

Co to jest miękki i twardy HR?

HR twardy i miękkiKażdy chętny do pracy w dziale personalnym, musi sobie zdawać sprawę, że lista obowiązków współczesnego HR-owca jest długa i – co ważniejsze – dzieli się na dwa rodzaje. Kolokwialnie rzecz ujmując, zadania pracowników działów personalnych dzielą się na wymagające większej kreatywności i te bardziej przyziemne. Miękkie i twarde.

Skąd ten podział? Potwierdza on mianowicie, że praca HR-owca wymaga skrajnych nieraz kompetencji i aby wykonywać ją prawidłowo, trzeba być elastycznym. Miękki HR obejmuje działania, wpływające na jakość pracy w danej instytucji. Dotyczy zatem procesów zatrudniania pracowników, czyli selekcji oraz rekrutacji. Do miękkiego HR-u zaliczymy też przygotowywanie szkoleń, projektowanie ścieżek kariery i systemów motywacyjnych, analizę rozwoju pracowników, a także dbanie o jak najpełniejsze wykorzystanie ich potencjału. Praca w oparciu o miękki HR wymaga takich umiejętności, jak budowanie relacji, zarządzanie zasobami ludzkimi, empatia czy wielozadaniowość.

Natomiast twardy HR ściśle wiąże się z kadrami i dotyczy wszelkich działań administracyjnych oraz płacowych. Znajdziemy w nim zawieranie umów o pracę, naliczanie urlopów czy wyliczanie wynagrodzeń. Twardy HR wymaga dbałości o to, by wszelkie formalności związane z pracownikami były zgodne z obowiązującymi przepisami. Niesie to za sobą konieczność ciągłej aktualizacji wiedzy, dlatego osoby zajmujące się tym rodzajem działań personalnych powinny chętnie i skrupulatnie przyswajać nową wiedzę. Muszą znać przepisy prawa pracy i programy komputerowe do obsługi systemów kadrowo-płacowych, a także cechować się zdolnościami analitycznymi, dyskrecją i terminowością.

Budowanie ścieżek kariery

ścieżka kariery zawodowejŚcieżka kariery to logiczne następstwo zhierarchizowanych stanowisk. Przygotowywana jest w obrębie jednej organizacji i indywidualnie dla poszczególnych pracowników. Budowanie ścieżek kariery to niezwykle ważne zadanie w obrębie miękkiego HR-u, określające rozwój pracowników w ramach potrzeb danej organizacji. Planowanie kariery to bardzo istotny element, warunkujący przyszłość instytucji macierzystej oraz zapewniający jej sprawne funkcjonowanie.

Ścieżki kariery przyspieszają rozwój organizacji i wpływają na jej lepsze wyniki, zmniejszają koszty rekrutacji, minimalizacją negatywne skutki rotacji, ale także wpływają na coraz większe zaangażowanie ze strony pracowników. Kadra, która ma świadomość jasno określonych możliwości rozwoju, zaczyna szybciej identyfikować się z firmą, co wpływa na lojalność i chęć podnoszenia kwalifikacji.

Pracownicy działu personalnego posługują się kilkoma metodami, służącymi budowaniu ścieżki kariery, zawsze pamiętając o integracji celów pracowniczych z dążeniami firmy. Ścieżki mogą być krótko lub długookresowe i muszą uwzględniać wiek oraz sytuację życiową pracownika. HR-owiec musi posiadać katalog wszystkich dostępnych stanowisk oraz katalog kompetencji na poszczególnych stanowiskach. Jest to baza, pozwalająca przygotować indywidualną mapę kariery z różnymi, alternatywnymi rozwiązaniami i ich konsekwencjami. Powinno to być poprzedzone badaniem potencjału rozwojowego danego pracownika oraz diagnozą jego potrzeb i ich analizą w kontekście celów firmy. Prawidłowe budowanie ścieżki kariery wymaga rzecz jasna ścisłej współpracy pracownika oraz HR-owca.

Jak sobie poradzić z zadaniem zwolnienia pracownika?

zwolnienie z pracyPraca w dziale personalnym opiniowana jest, jako posiadająca wiele zalet. Mimo tego, jak każde inne zajęcie, wiąże się również z niezbyt przyjemnymi zadaniami. Jednym z nich jest zwalnianie pracowników. Nie jest to łatwe zadanie.

Jak sobie z nim poradzić? Przede wszystkim, niezbędne jest właściwe podejście do osoby zwalnianej, oparte na szacunku i empatii. W żadnym wypadku nie wolno kwestionować poczucia wartości takiej osoby. Rozmowa powinna być przeprowadzana bezpośrednio – wystosowanie pisma bądź e-maila, bez wcześniejszej informacji słownej, jest oznaką lekceważenia.

Należy wcześniej przygotować wszelkie niezbędne dokumenty oraz zadbać o pełną prywatność w miejscu rozmowy. Przeprowadzamy ją zwięźle, unikając emocjonalnego tonu oraz przedstawiając merytoryczne argumenty. Opisywana sytuacja jest trudna również dla samego pracownika HR-u. To od jego profesjonalizmu zależeć będzie, jak poczuje się zwalniania osoba i jak sobie z tą wiadomością poradzi. Warto zatem wcześniej przygotować sobie początek rozmowy i ułożyć w głowie słowa, od jakich zaczniemy.

Pomocne może okazać się również wczucie w sytuację zwalnianej osoby – jak my byśmy się poczuli? Co chcielibyśmy usłyszeć? Jakich zachowań byśmy oczekiwali? Trzeba również być przygotowanym, że decyzja o zwolnieniu spotka się z oporem i złością ze strony pracownika. W takich okolicznościach należy pamiętać, że przyczyny zwolnienia nie podlegają negocjacji i nie należy wdawać się w dyskusję na ich temat. Na koniec warto wyjaśnić zwalnianej osobie, co mogłaby poprawić w dotychczasowym stylu pracy oraz podkreślić jej mocne strony, które mogą okazać się atutem dla przyszłego pracodawcy.

Dzień z życia HR-owca

dzień pracyPraca w dziale personalnym, podobnie jak w wielu innych miejscach, zdążyła już przesiąknąć mitami, choć trend w rozwoju tej gałęzi rynku pracy jest młody. Uśmiechnięta pani, piłująca za biurkiem paznokcie i zalewająca setną w danym dniu herbatę z pewnością nie jest pracownikiem HR-u.

Do sprawnego funkcjonowania tego działu niezbędne jest działanie. Dzień zwykle rozpoczyna się od spotkań. To praca z ludźmi, więc interakcja z drugim człowiekiem jest najważniejsza. Wbrew pozorom nie są to tylko spotkania z potencjalnymi pracownikami, ale również z pracownikami dopiero co zatrudnionymi, których trzeba wdrożyć w strukturę firmy, z zarządem tej firmy albo z pracownikami, których trzeba zwolnić.

Sytuacje trudne to codzienność HR-owców – i codziennie muszą oni na nowo uczyć się nabierać do nich dystansu. Merytoryczne przedstawienie rozwiązania problemu bez doradzania i bez wchodzenia w rolę coacha nie jest łatwe. W końcu wszyscy jesteśmy ludźmi. Stąd wielu pracowników działów personalnych narzeka na znaczny stres emocjonalny.

Prawda jest taka, że nieumiejętność oddzielenia pracy od prywatności, może skutecznie zatruć nasze samopoczucie. Jakkolwiek to nie brzmi – empatię trzeba odrobinę stępić i skupić się na swoich obowiązkach. Dobry HR-owiec wie, że ich odkładanie na później to prosta droga do katastrofy.

Co warto wiedzieć o pracy w dziale personalnym?

obowiązki w dziale personalnymTendencją ostatnich kilku lat jest systematyczne rozszerzanie się struktur działów Human Resources w średnich i większych firmach. Rzetelny wybór odpowiedniego kandydata wydatnie może przyczynić się do zwiększenia sukcesów firmy, nic zatem dziwnego, że pracodawcom zależy na jak najlepszym funkcjonowaniu działu personalnego.

Wyobrażenia przyszłych HR-owców często jednak znacznie odbiegają od rzeczywistości. Podstawowy błąd kryje się już w samym odniesieniu do pełnionych obowiązków. W powszechnym przekonaniu, pracownik działu personalnego spędza swój dzień na lekturze CV i listów motywacyjnych oraz niespiesznym przeprowadzaniu rozmów kwalifikacyjnych, popijając herbatkę. Myślenie takimi kategoriami to duży błąd.

Do obowiązków pracownika HR-u należy również tworzenie raportów i analiz, przygotowywanie ścieżek kariery i rozwoju zawodowego, projektowanie i przeprowadzanie szkoleń dla pracowników, uczestnictwo w procedurach zwolnień oraz koordynacja przyznawania wynagrodzeń.

Jak widać, praca w dziale personalnym jest zdecydowanie bardziej skomplikowana niż głoszą obiegowe opinie i z pewnością nie każdy nadaje się do pracy na tym stanowisku. Wbrew pozorom, nie jest to również zawód bez możliwości rozwoju. W ramach struktury działu istnieje szereg alternatywnych stanowisk takich, jak specjalista ds. rekrutacji/szkoleń/wynagrodzeń. Jest zatem w czym wybierać! Zwłaszcza, że praca w dziale HR wymaga obecnie ciągłego podnoszenia własnych kwalifikacji.